Planung und Umsetzung von Jahreshauptversammlungen
Auf den Punkt gebracht
Aus: Windwärts Newsletter Nr. 8, Stand: 16. April 2007
Kommanditisten mit Mehrfachbeteiligungen an Projekten der Windwärts Energie GmbH stehen immer häufiger vor der Entscheidung, an welcher von zwei zeitgleichen Gesellschafterversammlungen sie teilnehmen möchten. Es stellt sich daher die Frage, wodurch die Terminierung von Gesellschafterversammlungen eigentlich bestimmt wird.
Bis zur Durchführung einer Gesellschafterversammlung ist der Jahresabschluss der Betreibergesellschaft durch den Steuerberater zu erstellen und durch die Geschäftsführung und den Beirat zu prüfen. Unter Wahrung der im Gesellschaftsvertrag festgelegten einmonatigen Einladungsfrist können die ersten Versammlungen somit frühestens im April durchgeführt werden. Weiterhin sollen diese Termine nicht in Schulferien oder an Wochenenden stattfinden, die sich durch Feiertage bzw. Brückentage für einen Kurzurlaub anbieten. Die letzten Versammlungen können spätestens im September durchgeführt werden, da laut Gesellschaftsvertrag die Gesellschafterversammlung bis zum 30.09. eines Kalenderjahres zu erfolgen hat. In Abstimmung mit den Beiräten und den Geschäftsführungen der inzwischen 17 Betreibergesellschaften werden die Termine auf die verbleibenden Wochenenden verteilt.
Nach der Gesellschafterversammlung ist ein Protokoll zu erstellen. Ein erster Entwurf wird durch den Protokollführer verfasst. Sachverhalte, die eventuell auf der Versammlung nicht sofort beantwortet werden konnten, sind zu recherchieren und zu erläutern. Es folgen eine redaktionelle Überarbeitung auf Vollständigkeit und allgemeine Verständlichkeit, eine inhaltliche Prüfung durch die Geschäftsführung und die Weiterleitung des Protokollentwurfs zur Gegenzeichnung an den zustimmungspflichtigen Versammlungsleiter, üblicherweise ein Beiratsmitglied. Anschließend wird der Versand an die Kommanditisten über ein externes Postversandunternehmen abgewickelt. So ergibt sich in der Regel zwischen Versammlung und Zugang des schriftlichen Protokolls ein Zeitraum von sechs Wochen.
